Ich selbst führe mehrere Unternehmen – darunter den Reiseblog Off The Path, den WordPress- Service Support Camp und den Onlinekurs Blog Camp. Zehn Leute arbeiten mit mir oder für mich, und alle leben verteilt in der ganzen Welt. Eine effektive Kommunikation hinzubekommen und den Team-Spirit am Leben zu erhalten, ist daher keine einfache Aufgabe!

In den letzten zwei Monaten haben wir in acht Ländern gelebt und dennoch gut zusammengearbeitet. Das verlangt zuverlässige Systeme, die jederzeit funktionieren und den realen alltäglichen Kontakt mit den Kollegen so gut ersetzen, dass es sich (fast) so anfühlt, als arbeite man gemeinsam in einem Büro!

Besonders in diesem Jahr, wo mein Team so stark gewachsen ist, habe ich mich viel mit verschiedenen Tools auseinandergesetzt und mittlerweile die richtigen für unsere Bedürfnisse gefunden.

 

  1. Slack

Slack ist ein kostenloser Chat, den mittlerweile viele Start-Ups und junge Unternehmen für die Team-Kommunikation nutzen. Es können private Chats mit nur einer Person, aber auch mit mehreren gleichzeitig geführt werden.

Für mich ist Teamkommunikation das A und O und mit Slack haben wir ein Tool gefunden, das es uns ermöglicht, verschiedene Themen unseres Geschäftsalltages auf getrennten Kanälen zu besprechen. Wir haben zum Beispiel Kanäle für Beiträge, Advertorials, PR, aber auch einen allgemeinen Kanal, wo Off-Topic-Gespräche geführt werden können.

Außerdem ist Slack mit Trello und Helpscout (beide stelle ich gleich noch vor) verbunden, und so erhalten wir alle eine Benachrichtigung, wenn eine neue E-Mail eingegangen ist, oder etwas von unserer To-do-Liste gestrichen wurde.

 

  1. Skype

Skype müsste mittlerweile jedem ein Begriff sein, denn es ist die bekannteste Software, die Menschen ermöglicht, übers Internet miteinander zu telefonieren, zu chatten und auch den Bildschirm des Gegenübers einzusehen. Skype ist kostenlos und lässt sich auch auf dem Smartphone installieren.

Zwar sind Slack und das Chatten super, aber es wird oftmals viel zwischen den Zeilen gelesen. Eine richtige Unterhaltung – mit oder ohne Webcam – kann so niemals ersetzt werden. Deshalb nutzen wir im Team regelmäßig Skype, um uns auszutauschen.

Meiner Meinung nach sollten Kollegen zum Beispiel jede Woche mindestens einmal miteinander skypen werden. Dafür reichen oftmals 10 Minuten, damit jeder einmal erzählt, was er geschafft hat, woran er gerade arbeitet und ob es eventuelle Probleme gibt, zu denen Hilfe, oder eine weitere Meinung benötigt wird.

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  1. Trello 

Trello ist eine Art To-do-Liste, die online aufgerufen und bearbeitet werden kann. Die Registrierung ist kostenlos, es gibt aber auch eine kostenpflichtige Premium-Version mit mehr Funktionen. Bei Trello können verschiedene Boards bzw. Karten zu diversen Themen angelegt werden, und unter diesen werden dann die To-do-Listen erstellt. Optional können Fristen oder Checklisten erstellt, Kommentare hinterlassen und Labels oder auch Teammitglieder zu einzelnen To-dos hinzugefügt werden.

Auch wir haben alle unsere To-dos bei Trello, weil es einfach zu bedienen und sehr übersichtlich ist. Wir haben zum Beispiel ein Board, das wir mit allen teilen, und dort befindet sich auch unser Redaktionsplan, die anstehenden Reisen, Kooperationen, Gastbeiträge u.v.a.m. Zudem gibt es bei Trello eine integrierte Kalenderfunktion, dank der wir alles auf einem Blick sehen. So wissen wir immer, was wann ansteht und fertig gemacht werden muss.

Außerdem nutzen wir sog. Labels, um schneller zu erkennen, zu welcher Kategorie etwas gehört. Die einzelnen To-dos und Aufgaben werden dann den entsprechenden Personen zugeordnet, damit jeder weiß, wer für was zuständig ist. Bisher haben wir nichts vergessen, die Planung läuft sehr gut!

Sobald jemand etwas bearbeitet, wird eine Nachricht an Slack geschickt, und jeder weiß Bescheid, dass gerade daran gearbeitet wird.

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  1. Evernote

Evernote ist eine Art Ordnersystem für Texte bzw. Notizen, auf das sowohl vom Laptop als auch online zugegriffen werden kann. Es können verschiedene Notizbücher, und darunter entsprechende Notizen angelegt werden. Zudem gibt es Tags, die zu den Notizen hinzugefügt werden können, um diese schnell und übersichtlich filtern zu können. Jedes Notizbuch kann mit anderen Teammitgliedern geteilt werden, sodass jeder Zugriff auf alle Notizen hat.

Insbesondere für Blogs mit mehren Autoren ist Evernote Premium genial. Wir haben für Off The Path einen Ordner mit verschiedenen Notizbüchern, auf die jeder Zugriff hat. Alles ist direkt in der Cloud und kann auch vom Smartphone aufgerufen werden. Wir speichern zum Beispiel alle Off The Path-Texte in diesem Ordner, und haben so immer eine super Übersicht.

Dank des Web-Clippers können wir zudem Screenshots oder PDFs in Evernote speichern und miteinander teilen, unabhängig davon wo wir jeweils gerade sind.

 

  1. Helpscout 

Mit Helpscout können E-Mails verwaltet, gesendet und bearbeitet werden. Es können mehrere Mailboxen bzw. Konten und E-Mail-Adressen angelegt werden, und jedes Teammitglied hat Zugriff auf alle E-Mails einer Mailbox, zu der er oder sie hinzugefügt wurde. E-Mails können einzelnen Personen zugewiesen werden, und außerdem gibt es die Möglichkeit, Kommentare bzw. Notizen zu den E-Mails hinzuzufügen.

Für mich ist Helpscout die ultimative Lösung für den Kunden-Support von Unternehmen, aber auch für die Kommunikation von kleinen Teams. Wir haben bei Helpscout ein Konto für Off The Path, eins für Blog Camp und eins für Support Camp. Jedes der Teammitglieder hat jeweils Zugriff zu dem Konto, das zu seinem Aufgabenbereich gehört.

Wenn jemand zum Beispiel die Antwort nicht weiß oder keine Lösung für ein Problem hat, kann er die E-Mail oder die Kundenanfrage jemand anderem zuweisen. Zudem können intern Notizen angehängt werden, die nicht in den E-Mail-Verlauf mit aufgenommen werden.

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Fazit

Mit diesen fünf Tools schaffen wir es mit unserem ortsunabhängigen Team, super miteinander zu arbeiten und zu funktionieren. Wichtig ist, dass die Aufgabenverteilung klar geregelt ist und jeder weißt, wer wofür zuständig ist. Nur dann kann die „Fern-Zusammenarbeit“ auch funktionieren. Außerdem kann ich allen internationalen Teams nur empfehlen, sich regelmäßig zu treffen. Denn diese ganzen Tools können am Ende eine richtige Unterhaltung, ein gemeinsames Brainstorming oder ein Feedback-Gespräch nicht ersetzen!