Nicht nur Freelancer, sondern auch Angestellte entscheiden sich immer öfter fürs Home Office. Sei es, um ungestört arbeiten zu können oder um nebenher auf die Kinder aufzupassen. In Projektteams wird außerdem häufig Spezialwissen von Personen benötigt, die an unterschiedlichen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

Aus der Distanz mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten ist deshalb eine Herausforderung, die an Bedeutung zunimmt. Kommunikationsprobleme, mangelndes Vertrauen und das Gefühl, nicht zum Team zu gehören, sind mögliche Folgen der räumlichen Trennung. Doch wie können Teams diese Herausforderungen meistern?

Der soziale Kontakt darf nicht auf der Strecke bleiben

Im Büro passieren viele zwischenmenschliche Interaktionen ganz beiläufig; hier eine kurze Begrüßung auf der Treppe, da ein kleiner Plausch an der Kaffeemaschine. Solche Begegnungen schaffen eine soziale Beziehung. Es entsteht das Gefühl, nicht alleine vor sich hin zu arbeiten, sondern Teil eines Teams zu sein.

Bei Remote Work, sprich der Zusammenarbeit aus der Ferne, bleiben diese kurzen Interaktionen aus. Wenn man mit einer Person Kontakt aufnehmen möchte, muss man sie aktiv anschreiben oder anrufen. Von diesem Problem berichten auch Forscher der University of Sydney. In ihrer Studie zeigte sich, dass vor allem Instant Messenger wie Slack oder Microsoft Lync die Situation verbessern können. Mit ihnen kann man sich abseits der Hauptkanäle unterhalten und Kollegen und Kolleginnen kurz und ungezwungen ansprechen. Die Voraussetzung ist natürlich, dass Teammitglieder konsequent online und damit erreichbar sind.

Besonders wenn man für längere Zeit getrennt vom restlichen Team arbeitet, sollte man sich die Frage stellen, ob man Teil eines anderen Netzwerks werden möchte, um nicht in den eigenen vier Wänden zu vereinsamen. In Cafés oder Coworking-Spaces finden kleine Mikro-Interkationen, mit denen sich das Gefühl von Einsamkeit vertreiben lässt, ebenfalls statt.

Aber auch der Kontakt zum eigentlichen Team muss gepflegt werden. Dabei helfen regelmäßige Telefonmeetings, in denen man sich über das weitere Vorgehen und die Verteilung der Aufgaben abstimmen kann. Die Treffen sollten nur wenige Minuten dauern und können beispielsweise jeden Morgen stattfinden.

Remote Work: Gute Kommunikation kommt an

Unter Wasser kann man kaum etwas hören und sich nicht so einfach unterhalten. Taucher benutzten deshalb eindeutige Handzeichen um sich zu verständigen. Bei der Arbeit über die Distanz ist die Kommunikation ähnlich eingeschränkt. Bei Telefonkonferenzen kann es zum Beispiel leicht zu Unstimmigkeiten kommen, die in einem realen Treffen vermutlich nicht entstanden wären. Denn der optische Eindruck fehlt oder ist verzögert. Dabei sind Gesichtsausdruck oder Gesten wichtig für eine gelungene Kommunikation.

Das Ergebnis ist, dass man sich besonders häufig ungewollt ins Wort fällt und kaum weiß, wie die eigenen Sätze bei den anderen ankommen. Wenn dann noch die Verbindung schlecht ist und der Ton regelmäßig wegbricht, sind die Teilnehmer frustriert und genervt. Bei Calls sollte man deshalb immer die Kamera einschalten – auch wenn man schlecht gekämmt ist oder nicht gerne vor der Kamera sitzt.

Forscher von der University of Tokyo haben sich damit beschäftigt, wie mit modernen Technologien noch mehr von dem übertragen werden kann, was die Teammitglieder an einem anderen Ort sagen. Ihre Idee ist ein dreidimensionaler Bildschirm in Form eines Gesichts, der in verschiedene Richtungen geneigt werden kann. Der Kopf der anderen Person wird während eines Videotelefonats auf die Gesichtsform projiziert, wodurch nonverbale Signale besser übermittelt werden können. Denkbar wäre, die Gesichtsmasken vor einem Gespräch per 3D-Druck herzustellen, sodass sie zusätzlich die tatsächliche Kopfform der anderen Person widerspiegeln. Nach dem Gespräch können sie dann wieder eingeschmolzen werden.

Die Tokioter Forscher machen außerdem den Vorschlag, dass die Bildschirme kleiner als ein echtes Gesicht sein sollten. Dadurch nehmen die Bildschirme weniger Platz ein und es können mehrere Gesichter zugleich aufgestellt werden. Vielleicht sitzen unsere Teammitglieder also bald in Puppengröße auf unserem Tisch, wenn wir mit ihnen telefonieren.

Kontrolle ist gut, Vertrauen besser

Moderne Arbeit bedeutet im Idealfall auch viel Selbstbestimmung. Vertrauenszeiten und Tischkicker sind Symbole einer neuen Arbeitsphilosophie geworden. Das Ziel ist, dass Angestellte gerne zur Arbeit gehen und sich in ihren Aufgaben und Verantwortungsbereichen wiederfinden. Letztlich soll das nicht nur für mehr Zufriedenheit sorgen, sondern auch die Produktivität erhöhen.

Bei der Arbeit aus der Ferne haben viele Menschen aber das Gefühl, ihren Einsatz unter Beweis zu stellen. Wie die Forscher der University of Sydney schreiben, zählen die Ergebnisse der Arbeit dann umso mehr. Nicht selten arbeiten Menschen deshalb im Home Office härter und länger als im Büro. Sie wollen unbedingt den Eindruck vermeiden, sie hätten den ganzen Tag nur Däumchen gedreht.

Upwork hat sich dafür eine ganz eigene Lösung überlegt. Über das Onlineportal kann man Freelancer aus aller Welt für verschiedene Aufgaben beschäftigen. Während der Arbeit macht die Plattform regelmäßig Screenshots vom Bildschirm der Nutzer und zählt die Anschläge auf der Tastatur. So soll der Auftraggeber kontrollieren können, wofür er sein Geld ausgibt. Ob diese Form der Überwachung einer modernen Form von Arbeit entspricht und sich positiv auf die Motivation der Freelancer auswirkt, lässt sich sicherlich hinterfragen.

Denn Produktivität lässt sich sicherlich nicht nur daran messen, ob jemand viel auf seiner Tastatur herumtippt. Je mehr man einen Menschen einschränkt und seine Arbeit kontrolliert, desto mehr schläfert man auch Kreativität und Verantwortungsbewusstsein ein. Mehr Vertrauen und eine motivierende Aufgabe wären der bessere Ansatz, wenn man möchte, dass der Freelancer sein ganzes Potential ausschöpft.

Wichtig ist bei der Zusammenarbeit in der Entfernung auch, dass Ergebnisse und Entscheidungen gut vermittelt und dokumentiert werden. Unterlagen, Grafiken und Dokumente können durch Screen Sharing über Lync oder Skype gezeigt und live besprochen werden. Viele Dinge lassen sich aber trotzdem einfacher erklären, wenn man in einem realen Treffen auf etwas zeigen oder eine schnelle Skizze zur Erklärung aufmalen kann. Die Dokumentation von Remote Work muss deshalb häufig umfangreicher sein und bereitet mehr Arbeit. Immerhin erleichtert sie es aber auch, zu einem späteren Zeitpunkt neue Teammitglieder ins Boot zu holen.

Wir können heute so unabhängig und flexibel arbeiten wie nie zuvor. Das erlaubt es uns, die Arbeit noch mehr an unsere Bedürfnisse und eigenen Lebenspläne anzupassen. Die Ungebundene Arbeit aus der Ferne bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Um diese zu bewältigen, sollte man sich nicht zu sehr von seinem Team isolieren, sondern regelmäßigen und persönlichen Kontakt mit diesem halten. Neue Kommunikationstechnologien können hierzu einen wichtigen, aber nicht den alleinigen Beitrag leisten.